opredelitev popisa
The Popis To je tisto Dokumentarni zapis premoženja in drugih predmetov, ki med drugim pripadajo fizični osebi, podjetju, javni agenciji in je narejen iz velike natančnosti in urejenosti pri zajemanju podatkov.
Dokument, v katerem je blago in predmeti podjetja, javnega subjekta ali hiše registrirano z namenom organiziranja, naročanja in formalne registracije
Čeprav se zaloge uporabljajo zlasti na zahtevo podjetij ali javnih agencij, ki imajo, kot smo že poudarili, blago in druge izdelke, ki spadajo v njihovo premoženje, torej v komercialnem in državnem sektorju, zaloge lahko uporabimo v različnih kontekstih in situacijah, ko želite naročiti in zabeležiti elemente, ki so na voljo v kraju s točno določenim namenom.
Na primer, posameznik, ki najame opremljeno stanovanje, bo opravil popis vsakega elementa, pohištva, naprav in vseh drugih sestavnih delov, ki so prisotni v stanovanju v času oddaje v najem, da bodo zanesljivo registrirani in tako lahko če želite obdržati nadzor nad tem, kaj je ostalo, in ko je čas konca najemne pogodbe, preverite s tem inventarjem, ali je vse pohištvo in predmeti, ki so bili popisani, prisotni in v ustreznih pogojih.
V krajih, kot so knjižnice, je tudi zelo potrebno opraviti popis, saj nam ponuja podroben zapis vsega, kar obstaja na tem mestu, kar bi bilo popisano.
Olajša iskanje stvari
Omogoča tudi hitrejše in lažje iskanje posameznih predmetov, ker inventar vključuje njegovo razpolaganje.
Poudariti moramo, da se popisi izvajajo v krajih, ki imajo veliko količino stvari in predmetov, in to zato, ker so zelo učinkovito orodje pri organiziranju mnogih stvari, preverjanju in vedenju, kdaj vstopijo, kdaj zapustijo, s tem povezane stroške med njihovimi prihodki in odhodki.
Z drugimi besedami, inventar nam zagotavlja red in organiziranost ter nam omogoča, da vemo, kaj je na določenem mestu na voljo.
Prav tako in kot posledica prej omenjene situacije se popis imenuje preverjanje in štetje, tako kvalitativno kot kvantitativno, fizičnih zalog s teoretičnimi zalogami, ki so bile ustrezno dokumentirane.
Na področju poslovnega upravljanja je tisto, kar naredi zaloga registrirati nabor lastnih in razpoložljivih sredstev podjetja za prodajo svojim strankam in se zato štejejo za kratkoročna sredstva.
Blago, za katerega je verjetno, da bo predmet inventarja, je namenjeno neposredni prodaji ali tistim dejavnostim, ki so namenjene proizvodnemu procesu, kot so surovine, nedokončani izdelki, rezervni deli, namenjeni vzdrževanju, embalaža materialov, izdelki podjetja, končni izdelki, delno dokončani blago, blago v tranzitu in embalažni materiali, med drugim.
Razredi inventarja
Obstaja veliko število zalog, med najpogostejšimi pa so: končne zaloge (poteka vsakič, ko se fiskalno obdobje zaključi, običajno 31. decembra), periodične evidence (poteka vsakič ob določenem času), začetne zaloge (vsa sredstva podjetja so registrirana), popisi pravnega carinjenja, popis surovin, inventar varnosti, inventar upravljanja, fizični inventar, med ostalimi.
Med razlogi, ki obstajajo v podjetjih za izvedbo popisa, lahko omenimo: znižanje stroškov nabave, znižanje stroškov kakovosti na zagon, znižanje stroškov, povezanih z manjkajočim materialom, in znižanje stroškov naročila.
Obstajajo pa tudi številni drugi razlogi, zaradi katerih je popis zapleteno in zapleteno vprašanje za zadevno podjetje, kot so: stroški skladiščenja, težave pri odzivanju kupcev, stroški usklajevanja njihove proizvodnje, stroški izdelkov z napako pri poslovanju z velikimi serijo in stroški, povezani z zmanjšanjem zmogljivosti.
Vključitev tehnologije je to nalogo popisovanja podjetij ali drugih prostorov zelo olajšala, saj obstaja programska oprema, posebej razvita za takšne namene, kot so baze podatkov, ki močno olajšajo to nalogo, ki je bila prej bolj okorna, saj je bilo treba to narediti v pisni obliki in v posebnih knjigah.
