opredelitev naročilnice
Naročilnica je izraz, ki ustreza računovodstvu in vsakodnevnemu vodenju poslovne dejavnosti. Naročilnica je pisna zahteva do dobavitelja z namenom nakupa določenih artiklov in po ceni, o kateri sta se kupec in prodajalec že dogovorila.
Katere informacije vsebuje?
V zahtevku za nakup so navedeni pogoji plačila in dostave, zato je dobavitelj pooblastilo za dostavo artiklov, dobavitelj pa mora predložiti ustrezen račun. Upoštevati je treba, da morajo biti vsi predmeti, ki jih kupi podjetje, opremljeni z naročilnicami, ki so zaporedno oštevilčena, da se zagotovi nadzor nad njihovo uporabo.
Naročila se običajno izdajo v izvirniku in v izvodu, izvirnik se pošlje dobavitelju, kopije pa so namenjene računovodstvu, da se evidentira v terjatvi (za nabavno službo podjetja lahko obstaja tudi tretja kopija).
Naslednji odseki so vključeni v naročilnico:
- Številka naročilnice.
- Ime in naslov ponudnika.
- Datum oddaje naročila in zahtevani datum dostave.
- Pogoji dostave in plačila.
- Količina naročenih artiklov in njihov opis s kodno številko.
- Glede cene so navedeni cena posamezne enote in skupna nakupna cena ter stroški pošiljanja, če je primerno.
- Na koncu mora biti v naročilnici naveden pooblaščeni podpis odgovorne osebe.
Namen naročilnice
Zgornje podrobne informacije so namenjene natančnemu nadzoru nad kupljenimi predmeti, saj lahko družba na ta način vodi računovodsko evidenco svojih nabavnih postopkov.
Po drugi strani pa ne smemo pozabiti, da naročnik, ko izda naročilnico, potrdi in formalizira zaupanje, ki ga ima do dobavitelja.
Naročilnica, ki jo je izdal kupec, je še en korak v prodajnem procesu, saj prodaja še ni dokončno izdelana. V tem smislu naročilo pomeni, da morajo biti postopki podjetja dobro opredeljeni in organizirani. Pred izdajo naročilnice mora kupec natančno vedeti, kakšen je postopek registracije v svojem podjetju, prodajalec pa se mora prepričati tudi o podatkih v dokumentu.
Foto: iStock - BernardaSv
